如何制定您的展览工程方案？

【好展会网】 一、基本事项 <br />　　1. 展览会名称或展览项目名称(全称、简称、中文、外文) <br />　　2. 展览日期 <br />　　3. 开馆时间 <br />　　4. 会场地点 <br />　　5. 会场使用日期 <br />　　6. 展览内容 <br />　　7. 展览性质(贸易、批发、零售、宣传、招商等) <br />　　8. 观众性质和入场方式 <br />　　9. 展出者数 <br />　　10. 展出目的 <br />　　11. 展出内容 <br />　　12. 展出面积、展出规模(参展公司数等) <br />　　13. 主办者 <br />　　14. 协办者、赞助者、支持者 <br />　　15. 承办者 <br />　　(该概要主要供有关领导和部门掌握，并可以做宣传基本资料) 二、总体安排 <br />　　1. 成立筹备组，筹备人员分工 <br />　　2. 制定工作方案 <br />　　3. 制定工作日程 <br />　　4. 制定费用预算 <br />　　5. 确定合作者，商量分工、落实方案、签订协议 <br />　　6. 召开筹备人员会议 三、设计实施 <br />　　1. 设计 <br />　　(1) 确定设计整体要求、风格、标志、色调等 <br />　　(2) 选择或委托设计人员或设计公司并交代设计要求 <br />　　(3) 进行场地和施工设计：平面设计、单元设计、施工设计、道具设计 <br />　　(4) 宣传设计：广告、海报、资料、资料袋、信封、信纸等 <br />　　(5) 特殊设计：大门、装饰、问讯台等 <br />　　(6) 内部审查、外部(展览会等)审查 <br />　　(7) 修改设计 <br />　　(8) 向参展公司提出设计施工方面的要求 <br />　　2. 施工：选择、委托施工公司(索报价、洽谈、签约)，安排、监督施工 <br />　　3. 会场 <br />　　(1) 确定面积 <br />　　(2) 索资料和图纸(规定、图纸、申请表、合同等) <br />　　(3) 选择场地、租用场地 <br />　　(4) 基本设施：地面、负荷、照明、电、水、气、空调、消防、扩音设备、仓库、办公室、会议室等 <br />　　(5) 需要注意的事项：通道宽度、紧急出口、禁止明火、禁烟、限高等 <br />　　(6) 展期的展场管理、保卫、清扫 <br />　　4. 展台 <br />　　(1) 基本设施：尺寸、用料、地面覆盖物、地毯、框、架、板、司标板、照明、桌、椅、废纸篓等 <br />　　(2) 租用设施：展柜、展架、模型、模特儿、衣架、灯具、花草等 <br />　　(3) 其他服务：电、水、气等 <br />　　5. 办公室、接待室、备餐室、休息室 <br />　　(1) 家具：沙发、茶几、办公桌、椅、备餐桌等 <br />　　(2) 用具：电话、传真、复印机、打字机、电脑、冰箱、烧水器、炉、茶具、咖啡具等 <br />　　6. 道具运输，包括去程和回程：道具装箱、制作清册等 <br />　　7. 施工安排 <br />　　(1) 特殊道具制作：文图、大门、问讯台等 <br />　　(2) 现场施工，包括搭建、展品布置和拆除：日期、时间、人员、监督、交接 <br />　　(3) 展出期间展台维护 四、展品运输 <br />　　1. 参展公司 <br />　　(1) 招展，宣传、寄发申请表 <br />　　(2) 确认申请，召开展出者筹备会议，发或寄有关资料：展览会概况、联系地址、工作日程、运输安排、设计要求、行政安排等 <br />　　2. 展品 <br />　　(1) 公司安排的展品、模型(种类、范围、数量等) <br />　　(2) 统一征集、调转、采购的展品 <br />　　(3) 装箱前测试将操作演示的展品 <br />　　(4) 准备或要求准备展品说明包括技术数据说明、文图说明 <br />　　(5) 安排或要求安排包装 <br />　　(6) 大型展品比如机械设备运抵展台后安排组装调整 <br />　　3. 运输 <br />　　(1) 安排运输日程：展品集中日期，办理单证，展品陆运发运日期，展品海运发运日期，办理通关和保税手续，展品运至展台时间，空箱储存、回运，回运展品、道具时间，办理结关、回运手续，回运发运日期 <br />　　(2) 选择运输公司和代理：索报价、比价、谈判、签约 <br />　　(3) 集中展品、理货 <br />　　(4) 租船：船名、船期 <br />　　(5) 装箱：集装箱或木套箱，落实箱源 <br />　　(6) 安排装车、装船 <br />　　(7) 国外运输安排：通关、运至展台、开箱清点、空箱存放和回运、结关、安排回程运输 <br />　　(8) 回国运输安排：结关、港口至仓库运输、分运、开箱清点交接 <br />　　4. 有关手续及单证：参展者办理，组织者审核、汇总 <br />　　(1) 作清册(15份)，内容包括展品、免费样品、宣传品、接待品、赠送品、工具等 <br />　　(2) 做货载衡量单 (8份)，参展者办，组织者汇总 <br />　　(3) 办出口许可证，注意一般许可或特别许可 <br />　　(4) 做类别单 <br />　　(5) 出具报关函、出口报关单 <br />　　(6) 办运输保险 <br />　　(7) 办商检证(参展者办) <br />　　(8) 办普惠制证明 <br />　　(9) 办原产地证明或领事认证(组织者办) <br />　　(10) 出具免征港务费函、包装情况表，发委托装船通知书 <br />　　(11) 做装箱单 <br />　　(12) 装车、船后索提单 五、宣传广告 <br />　　1. 宣传文字 <br />　　2. 基本资料 <br />　　(1) 展览概要(单页) <br />　　(2) 展览指南：公司介绍(名称、地址)、展出内容、产品介绍、展台号等，平面图、会场地图、导向图、询问地址等 <br />　　(3) 信封、信纸、资料袋 <br />　　3. 宣传对象：(贸易商、制造商、零售商、批发商、消费者等) <br />　　4. 宣传渠道：(公关代理、广告代理、使馆、航空公司、贸易机构等) <br />　　5. 宣传方式 <br />　　(1) 新闻：新闻招待会、记者接待室、新闻稿发布 <br />　　(2) 刊物：在报纸、杂志、内部刊物刊登广告、消息 <br />　　(3) 海报、招牌广告 <br />　　(4) 直接发函：组织者和参展者都寄发，寄发给目标观众、工商团体、新闻机构等 <br />　　(5) 电视、电台：刊登广告、消息 <br />　　(6) 记录：摄像、摄影(开幕式、招待会、记者招待会、展场、洽谈等) <br />　　(7) 展览会目录：填交登录材料、刊登广告 <br />　　6. 宣传资料运输：装箱、造册 六、展台工作和贸易活动 <br />　　1. 准备货源、货单、价格单、合同和成交条件 <br />　　2. 编印询问表、记录表、统计表和其他表格 <br />　　3. 选择、培训展台人员，并交代展台工作要求 <br />　　4. 布置展台、检查展台文字、测试展品 <br />　　5. 介绍、演示展品 <br />　　6. 散发资料 <br />　　7. 接待观众、接待记者、接待贵宾 <br />　　8. 贸易洽谈、成交 <br />　　9. 调研：包括市场调研、展出设计布置和效果等 <br />　　10. 报告会、讲座 <br />　　11. 统计、记录 <br />　　12. 展台管理：安排轮班，现场工作安排、管理，维护展台环境和秩序，监督展台人员的工作和效率，总结分析每天展出情况，采取必要的工作调整 <br />　　13. 评估总结 <br />　　14. 后续工作 七、仪式 <br />　　1. 开幕式/馆日、招待会 <br />　　日期、时间、地点、范围、规模、程序、主宾、出席人(名单)、邀请(请柬、印刷、邮发)、签到(名片盒、签到薄、签字笔、胸牌、胸花)、仪式、讲话(讲话稿内容、审核、翻译、设备)、剪彩(立杆、彩带、剪刀、手套、托盘、持彩托盘人、引导)、参观(路线、引导、解说)、招待会、备餐(人数、标准、酒菜水内容)、资料(展览会介绍、讲话稿、贵宾名单)、礼品 <br />　　2. 邀请安排 <br />　　(1) 邀请函或请柬格式 <br />　　(2) 印制、寄发日程 <br />　　(3) 邀请范围、名单收集筛选 <br />　　3. 人员安排 <br />　　(1) 发言人 <br />　　(2) 工作人员 <br />　　4. 场地安排：大厅、贵宾室、签到台、租用布置 <br />　　5. 用具、资料 <br />　　(1) 用具：国旗、国歌磁带或乐谱、签到簿、签到笔、名片盒、佩花、装饰花、彩带、立杆、剪刀、手套、托盘 <br />　　(2) 资料：仪式程序表、讲话稿、展览介绍 <br />　　6. 其他安排：停车、贵宾引导、安全、保卫、消防 八、交际 <br />　　1. 拜会：对象、日程、安排、资料、礼品 <br />　　2. 宴请：对象、日程、邀请、地点安排、菜水安排、座位安排、讲话安排 <br />　　3. 礼品：购买、制作、包装 <br />　　4. 联系征求支持单位 <br />　　5. 发函致谢支持单位 <br />　　6. 礼品、招待品装箱造册 九、行政 <br />　　1. 展览团：设立展览团管理体系，任命展览团管理人员，挑选展台人员包括推销人员、技术人员等，雇佣展台辅助人员包括招待员、译员，编制名单等 <br />　　2. 证件：办理签证、展览会入场证等 <br />　　3. 交通：安排行期和路线、订机、船、车票，向参展公司确认或自行安排 <br />　　4. 市内交通：有些地方需要统一安排展台人员上下班的交通 <br />　　5. 住宿：统计要求，寻房、索价、谈判、订房，向参展公司确认或自行安排 <br />　　6. 膳食：统计要求，选择餐厅、谈价、订餐，向参展公司确认或自行安排 <br />　　7. 服装：统一制作或提出要求 <br />　　8. 财务：做预算、管理开支、支付费用：展览场地费、施工费、道具费、水电费、电话费、运输费、住房费、广告费等
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